Manual de Usuario
Módulo de Configuración.
En el módulo de configuración están las opciones de creación y modificación de empresas, creación modificación y eliminación de usuario y ubicaciones según las necesidades.
Configuración Empresa.
Haga clic en la opción configuración y haga clic en el icono Empresas, para iniciar la configuración.
El aplicativo mostrará las opciones para filtrar empresas que ya fueron creadas, según su estado activo o inactivo y además puede hacer búsqueda de empresas por nombre o por el NIT.
Para crear una nueva empresa hacer clic en el ícono del símbolo más (+) y diligencie los campos requeridos y dar clic en crear.
Además, puede cargar una imagen o logo que identifique la empresa. (Los campos con el símbolo (*) es obligatorio que se diligencien).
Las empresas creadas se pueden visualizar en la pantalla de gestión de empresas en el módulo lista de empresas.
Si requiere realizar alguna modificación sobre una empresa ya creada simplemente haga clic en el ícono que se encuentra a la derecha de cada empresa creada y proceda a modificar el dato que requiera, después haga clic en el botón modificar, acepte la alerta de modificación.
Configuración de ubicación.
Para hacer la configuración de las ubicaciones para la empresa creada, vaya al módulo de configuración y haga clic sobre el icono de ubicaciones:
Al hacer clic sobre el icono de ubicación la aplicación mostrara la pantalla gestión de ubicaciones, en este módulo se puede hacer búsqueda de ubicaciones ya existentes ya sea por empresa o por nombre de la ubicación. Para hacer la creación de nueva ubicación haga clic sobre el icono son el símbolo más (+).
En la lista desplegable empresa, seleccione la empresa anteriormente creada o la que se le va a crear la nueva ubicación, escriba el nombre que se le va a dar a la ubicación y haga clic en el botón crear.
Haga clic aceptando la alerta de creación de nueva ubicación y haga clic en aceptar la confirmación de creación de ubicación.
La ubicación creada se puede ver en el apartado lista de ubicaciones:
En esta misma sesión puede hacer búsqueda de ubicaciones ya creadas. Para editar una ubicación haga clic en el ícono de edición, modifique los campos requeridos y haga clic en modificar. Para eliminar una ubicación creada haga clic en el icono eliminar y acepte la alerta de confirmación de eliminación.
Configuración Roles.
Henutsen ofrece la posibilidad de crear diferentes tipos de roles según las definiciones que la organización desee. Esto pensado en la segregación y la independencia de los procesos para el manejo de activos.
En el módulo de configuración haga clic en la opción Roles:
Para crear nuevos roles haga clic en el icono del signo más (+), asigne un nombre al rol que desea crear y selecciones los permisos a los que el usuario tendrá acceso.
Por defecto Henutsen carga dos roles totalmente modificables.
Rol Coordinador: Entre los privilegios y permisos para este tipo de rol se encuentra creación de nuevas empresas, modificación de empresa ya creadas, creación modificación y eliminación de usuario, creación modificación y eliminación de ubicaciones. Además de esto también puede hacer las funciones normales de trabajo como son creación y modificación de activos, carga masiva de activos, conteo de activos y búsqueda de un activo en específico. Este rol cuenta con todas las opciones del rol analista.
Rol Analista: Este rol cuenta con los permisos de operación para hacer la gestión de activos, ver crear y modificar la lista de activos. Leer etiquetas, hacer seguimiento de entrada y salida de activos de las ubicaciones, además puede realizar autorizaciones de traslado, tiene permitido visualizar y modificar las categorías que maneja la empresa para el inventario de activos, cuenta con permisos para hacer carga masiva de activos, conteo de activos por ubicación y búsqueda de un activo en especial, codificación de activos nuevos y modificación de activos ya creados, envió vía correo electrónico de informes después de cada conteo.
Creación de rol: Al momento de crear un nuevo rol, se le asignan los permisos que la persona que está añadiendo este rol crea que son los adecuados para las funciones que cumple dicho empleado.
Permisos roles.
REPORTES.
Acceder a reportes: Al quitar este permiso, este rol NO tiene la posibilidad de ver la opción de informes, lo que causa que la aplicación instantáneamente elimine este módulo.
Filtrar por ubicación: Al quitar este permiso, el rol NO tendrá la opción de filtrar por ubicación en el módulo de informes, la aplicación eliminará esta opción.
Estadísticas avanzadas: Al quitar este permiso, se elimina la opción de estadísticas avanzadas en el módulo de informes, de esta manera el rol no tiene la posibilidad de ver esta opción.
Descargar reportes: Cuando se quita este permiso, el rol no tiene la opción de descargar ningún reporte, de esta manera en el módulo de informes se elimina la opción.
CARGA MASIVA.
Cargar archivo: Al quitar este permiso en el módulo de carga masiva, se puede observar la carga de archivos en gris y con un triángulo encima, esto nos da a entender que no está disponible para que este rol use la opción cuando este rol tenga el permiso activo, carga de archivos aparecerá en rojo.
Visualizar cargas: De la misma forma que la carga de archivos, aparecerá en gris con un triángulo lo cual hace alusión a que no está disponible para este rol, cuando si lo tenga el permiso aparecerá en rojo.
Eliminar carga: Cuando el rol no tenga este permiso, la aplicación de Henutsen no permitirá que elimine ninguna carga de archivos que se haya realizado, aparecerá en gris con un triángulo encima.
CONTEO.
Acceder a conteo: Al quitar este permiso, el usuario que tenga este rol no puede ver el módulo de conteo, es decir que la aplicación eliminará conteo.
IMPRESIÓN.
Acceder a impresión: Al quitar este permiso del rol, se elimina el módulo de impresión del menú, es decir que este rol no podrá ver esta opción.
CODIFICACIÓN.
Acceder a codificación: Si el rol no tiene este permiso, no va a visualizar este módulo.
Proteger etiqueta: Cuando el rol no tiene este permiso, en el módulo codificación en la parte de abajo se elimina el botón que dice “proteger etiqueta”, de esta manera el usuario que tenga asignado el rol no podrá realizar esta acción.
GESTIÓN DE ACTIVOS.
Ver activos: Al quitar este permiso, el sistema va a quitar automáticamente tres check’s, los cuales son: crear activo, modificar activo y eliminar activo, de esta forma no se tendrá acceso al módulo de los activos y no se podrán visualizar.
Crear activos: Al quitar este permiso, el rol en el módulo de gestión de activos, lista de activos, elimina el símbolo más (+), el cual está diseñado para crear un activo nuevo.
Modificar activo: En el módulo de gestión de activos, lista de activos, al quitar el permiso “modificar activo”, en la parte derecha, el símbolo de modificar se encuentra en gris, lo cual simboliza que el usuario al que se le asigne el rol no podrá modificar los activos.
Eliminar activo: En el módulo de gestión de activos, lista de activos, al quitar el permiso eliminar activo, el símbolo de eliminar se encuentra en gris, lo que quiere decir que el usuario al que se le asigne este rol no puede eliminar ningún activo.
Dar de baja un activo: Al quitar este permiso, en la lista de activos, al ingresar en modificar activo, estado del activo, normalmente se tienen 3 opciones del estado: operativo, en préstamo y de baja, en este caso, este rol no tiene la opción de baja.
Ingreso de activos: Cuando el rol no tiene este permiso activo, en gestión de activos, se elimina el módulo de ingreso de activos de esta manera el usuario con este rol no podrá ingresar a esta parte de la aplicación.
Préstamos internos: Al quitar este permiso al rol, se elimina el módulo de préstamos internos, de esta manera el usuario con este rol no podrá ingresar a esta parte de la aplicación.
Leer etiqueta: Al quitar este permiso al rol, se elimina el módulo de leer etiqueta, de esta manera el usuario con este rol no podrá ingresar a esta parte de la aplicación.
Ver autorizaciones: Si se quita este permiso al rol, el usuario con este rol no podrá ver el listado de las autorizaciones desde el módulo de control de activos que se tiene hasta el momento, es decir no encontrará esta opción.
Ver solicitudes de autorizaciones: Al quitar este permiso del rol, no podrá desde el módulo de control de activos, ver las autorizaciones que se encuentran pendientes por aceptar.
Solicitar autorizaciones: El rol que no tenga este permiso, no podrá solicitar autorizaciones desde el módulo de control de activos, se eliminará esta función.
(si se quitan los 3 permisos al tiempo, se elimina el módulo de control de activos)
Salida de autorizaciones: Al quitar este permiso en el rol, se elimina el módulo de salida de autorizaciones, para que el usuario que tenga el rol no pueda ingresar.
Crear autorización: Cuando el rol no tiene el permiso activo, se evidencia el cambio en el módulo de control de activos, donde se elimina la opción de nueva autorización.
Modificar autorización: Si se desactiva este permiso, el cambio se evidencia en control de activos, en la parte derecha, debajo de total de autorizaciones, el símbolo de modificar se encuentra en gris, lo cual significa que el usuario con este rol no puede realizar esta acción.
Eliminar autorización: Si se desactiva este permiso, el cambio se evidencia en control de activos, en la parte derecha, debajo de total de autorizaciones, el símbolo de eliminar se encuentra en gris, lo cual significa que el usuario con este rol no puede realizar esta acción.
Modificar categoría: Al desactivar este permiso, se elimina el módulo: Gestión de categorías del menú para que el usuario con este rol, no pueda realizar esta acción.
CONFIGURACIÓN.
Ver empresas: Cuando el rol no tiene este permiso, en módulo de configuración, empresas, no aparecerá el listado de las empresas que se han creado.
Crear empresa: Al quitar este permiso, se evidencia el cambio en el módulo de empresa, se elimina el símbolo de crear empresa (+).
Modificar empresa: Al quitar el permiso para el rol, se pone en gris en símbolo de modificar, lo cual simboliza que no está disponible realizar esta acción.
Eliminar empresa: Si el rol no tiene este permiso, en el módulo de empresa, se pone en gris el símbolo con el cual se pueden eliminar las empresas.
(al quitar todos los permisos usuario queda inhabilitado, se pone en gris y con un triángulo del mismo color)
Ver usuario: Al quitar este permiso, el sistema va a quitar automáticamente tres check’s, los cuales son: crear usuario, modificar usuario y eliminar usuario, de esta forma no se tendrá acceso al módulo de los activos y no se podrán visualizar.
Crear usuario: Al quitar este permiso, se evidencia el cambio en el módulo de usuario, se elimina el símbolo de crear usuario (+).
Modificar usuario: Si se desactiva este permiso, el cambio se evidencia en configuración, usuario, en la parte derecha, debajo de total de autorizaciones, el símbolo de modificar se encuentra en gris, lo cual significa que el usuario con este rol no puede realizar esta acción.
Eliminar usuario: Si se desactiva este permiso, el cambio se evidencia en configuración, usuario, en la parte derecha, debajo de total de autorizaciones, el símbolo de eliminar se encuentra en gris, lo cual significa que el usuario con este rol no puede realizar esta acción.
(al quitar todos los permisos usuario queda inhabilitado, se pone en gris y con un triángulo del mismo color)
Ver ubicaciones: Al quitar este permiso, el sistema va a quitar automáticamente tres check’s, los cuales son: crear ubicación, modificar ubicación y eliminar ubicación, de esta forma no se tendrá acceso al módulo de los activos y no se podrán visualizar.
Crear ubicación: Al quitar este permiso, se evidencia el cambio en el módulo de ubicaciones, se elimina el símbolo de crear usuario (+).
Modificar ubicación: Si se desactiva este permiso, el cambio se evidencia en configuración, ubicaciones, en la parte derecha, debajo de total de autorizaciones, el símbolo de modificar se encuentra en gris, lo cual significa que el usuario con este rol no puede realizar esta acción.
Eliminar ubicación: Si se desactiva este permiso, el cambio se evidencia en configuración, ubicaciones, en la parte derecha, debajo de total de autorizaciones, el símbolo de eliminar se encuentra en gris, lo cual significa que el usuario con este rol no puede realizar esta acción.
Crear rol: Al quitar este permiso, se evidencia el cambio en el módulo de usuario, se elimina el símbolo de crear usuario (+).
Eliminar rol: Si se desactiva este permiso, el cambio se evidencia en configuración, roles, en la parte derecha, debajo de total de autorizaciones, el símbolo de eliminar se encuentra en gris, lo cual significa que el usuario con este rol no puede realizar esta acción.
Modificar rol: Si se desactiva este permiso, el cambio se evidencia en configuración, roles, en la parte derecha, debajo de total de autorizaciones, el símbolo de modificar se encuentra en gris, lo cual significa que el usuario con este rol no puede realizar esta acción. (al quitar todos los permisos usuario queda inhabilitado, se pone en gris y con un triángulo del mismo color).
Configuración Usuario.
Ya con la empresa creada se debe proceder hacer la creación y configuración de los usuarios que tendrán acceso a la aplicación.
Haga clic en la flecha de la parte superior izquierda para regresar a la pantalla de configuración o haga clic en el menú de la parte superior derecha y seleccione la opción configuración, ahora haga clic en el ícono Usuarios.
En la pantalla de gestión de usuario se encuentra la opción de agregar, modificar o eliminar usuarios de la empresa, ofrece además las opciones de búsqueda por empresa, tipo de rol, nombre, correo o tipo de documento.
Si lo que se requiere es hacer la creación de nuevo usuario, se hace clic en el ícono del símbolo más (+), y diligencie los campos requeridos en la pantalla detalles del usuario, asigne el tipo de rol (si ya está creado) que requiere para este usuario, tiene la opción de subir una foto en el perfil del usuario y haga clic en el botón crear.
Haga clic en “aceptar” para confirmar la creación y haga clic en la alerta de usuario creado exitosamente. Puede crear tantos usuarios como considere necesario.
Para visualizar el usuario creado vaya al módulo de lista de usuarios.
Este módulo ofrece la posibilidad de hacer edición de la información del usuario haciendo clic en el ícono de edición, también está disponible la opción para eliminar un usuario haciendo clic en el ícono de eliminar.