Manual de Usuario
Módulo Gestión de Activos.
Para iniciar con la carga de activos o de inventario haga clic en el menú en la parte superior derecha y seleccione la opción gestión de activos.
En el módulo de gestión de activos se encuentra las opciones:
Lista de activos: donde se puede obtener el listado completo de los activos de la empresa, crear nuevos activos o eliminar los que no necesite.
Leer etiquetas: podrá leer la información de las etiquetas ya impresas o modificadas.
Salida de activos autorizados de las instalaciones: Obtenga información de los activos y la persona a cargo antes de salir de las instalaciones.
Ingreso de activos a las instalaciones: Obtenga información de los activos y la persona a cargo de los activos que ingresan fuera de las instalaciones.
Préstamo interno de activos: Realice autorizaciones para el préstamo interno de activos.
Control de activos: Obtenga registro de entrada y salida de activos de sus ubicaciones y realice autorizaciones de traslado.
Gestión de categorías: Visualice y modifique las categorías que maneja su empresa para el inventario de activos.
Lista de activos.
Para crear nuevos activos uno por uno haga clic en la opción lista de activos. Este módulo ofrece las opciones para agregar modificar o eliminar los activos del inventario, también hacer búsqueda de los activos ya existentes por ubicación, categoría, estado, nombre, serial o código de barras.
Haga clic en el símbolo más (+) y diligencie los datos requeridos.
En la opción ubicación seleccione la ubicación donde se encuentra el activo, asígnele un responsable, seleccione el estado del activo, seleccione una categoría o cree una nueva si así lo requiere haciendo clic en el menú desplegable de categorías y seleccionando la opción crear nueva categoría.
Puede diligenciar los campos de Número de serial, código herado1 y código heredado2, digite el número de activos que se tienen del que se acabó de crear.
Tenga presente la opción en la parte inferior que dice ¿Se encuentra en proximidades de una antena? Este será usado para hacer el control de entrada y salida de activos y se debe seleccionar cuando alguno de los activos se encuentre cerca de una antena lectora.
Haga clic en crear, acepte la confirmación de creación y haga clic en aceptar. El activo creado lo puede ver inmediatamente en el apartado lista de activos.
Si lo que desea es hacer una modificación sobre un activo, haga clic en el icono de modificar, cambie o modifique los que requiera y haga clic en el botón modificar, acepte la confirmación de modificación y haga clic en aceptar confirmando la modificación.
Cuando requiera eliminar un activo, haga clic en el icono de eliminar acepte la confirmación de eliminar.
Leer etiqueta.
Al acceder a este módulo. Puede leer toda la información de etiquetas ya impresas o codificadas según sus necesidades.
Para sacar un mayor provecho a esta función use un dispositivo móvil y Henutsen en su versión para Android, además el lector Chainway.
Usando un dispositivo móvil ingrese a la aplicación Henutsen, digite el usuario y la contraseña, seleccione ingresar.
Este módulo cuenta con botón para visualizar la contraseña y la opción de para recordar la contraseña (Olvide mi contraseña).
Haga clic en el menú superior derecho y seleccione gestión de activos, ingrese al apartado leer etiquetas.
En este punto, usted debe tener un lector configurado, pero si no es así cuando seleccione la opción leer etiquetas haga clic en el botón configurar lector. Asegúrese que su dispositivo móvil tenga activo la conexión por bluetooth.
Asegúrese que el lector Chainway R6 este encendido, seleccione el botón buscar dispositivos e identifique el lector por la marca y su dirección Mac, seleccione el botón conectar. Mostrará la pantalla de conexión al lector donde indicará que está conectado al lector Chainway, además de parámetros de configuración que se explicaran más en detalle en la sección configuración detalle del lector.
Deslice la pantalla y haga clic el botón volver en la parte inferior. En este momento está configurado el lector para realizar la lectura por medio de código de barras o leer códigos RFID.
Lectura por código de barras:
Ingrese al menú, gestión de activos, luego dar clic en leer etiqueta y seleccione leer código de barras.
Dirija el lector hacia el código de barras que requiere leer y seleccione el botón leer código de barras, inmediatamente el lector iniciara la lectura, dirija la luz al código de barras para ser leído, la información se presentará en la pantalla del móvil.
Para tener información más detalla del activo puede seleccionar la opción ver detalles de activo, esta opción muestra cada uno de los datos que se tiene para este activo, además de esto podrá realizar modificaciones de la información del activo si es requerido.
Lectura por medio de RFID.
Dirija el lector hacia la etiqueta RFID seleccione el botón leer código RFID, inmediatamente el lector inicie la lectura se escuchará un pitido indicando que la lectura se realizó, la información se presentara en la pantalla del móvil.
Para tener información más detalla del activo puede seleccionar la opción ver detalles de activo, esta opción muestra cada uno de los datos que se tiene para este activo, además de esto podrá realizar modificaciones de la información del activo si es requerido.
Salida de activos autorizados.
Para asegurarse de que la persona que va a salir con un activo si se encuentra autorizado, Henutsen creó el módulo de salida de activos fuera de las instalaciones.
En este módulo se puede obtener información de los activos y la persona a cargo antes de salir de las instalaciones.
Despliegue el menú superior derecho y seleccione gestión de activos, haga clic en Salida de activos fuera de las instalaciones, ir al módulo.
Para verificar la autorización de la salida del activo, mediante un lector se debe leer el código de barras del carnet del empleado o en dado caso escribir el código del carnet:
Ingreso de activos fuera de las instalaciones.
En este módulo puede obtener información de los activos que salieron en forma de préstamo y la persona a cargo de los activos que se están ingresando a las instalaciones.
Despliegue el menú superior derecho y seleccione gestión de activos, haga clic en ingreso de activos fuera de las instalaciones, ir al módulo.
Para verificar la autorización de la salida del activo, mediante un lector se debe leer el código de barras del carnet del empleado o en dado caso escribir el código del carnet:
Préstamo interno de activos.
Este módulo ofrece la posibilidad de crear una autorización o varias para el préstamo interno de activos, esto quiere decir que al momento de trasladar un activo, se debe tener una autorización vigente para así saber que la persona a cargo del activo tiene el permiso para hacer el traslado.
Para realizar el trámite de una autorización debe ingresar a Nueva autorización:
Al ingresar a nueva autorizaciónse encuentran 2 módulos:
1. Captura activos.
2. Solicitud de autorización.
En el primer módulo debe agregar el o los activos que serán trasladados, tiene dos formas de agregar los activos, una de ellas es dar clic en configurar lector y leer el código del activo, la otra forma que puede implementar es dar clic en agregar activos y seleccionar el activo que desea trasladar y por último dar clic en aceptar. Podrá verificar o eliminar los activos que ha seleccionado en este mismo módulo:
En el segundo módulo, solicitud de autorización, encontramos unos campos que se deben diligenciar, como lo son fecha de inicio es decir la fecha y hora en la que el activo se traslada, fecha de finalización, la fecha y hora en la que el activo regresa a su lugar, responsable será la persona que está a cargo del activo, dar clic en solicitar autorización y aceptar, podrá encontrar la autorización en este mismo módulo.
Control de activos.
Para controlar la ubicación de activos y gestionar traslado manteniendo una trazabilidad, Henutsen ha creado el módulo de control de activos.
En este módulo se puede crear autorizaciones para trasladar activos entre áreas, modificar autorizaciones ya creadas y denegar o autorizar la salida de elementos según lo requiera.
Despliegue el menú superior derecho y selecciones la opción gestión de activos, haga clic en seguimiento de activos ir al módulo.
Para tener información de solicitudes de autorizaciones, haga clic en el apartado autorizaciones pendientes
Para solicitar una autorización de traslado, haga clic en solicitar autorización y diligencie los datos que requiere.
Para generar una autorización de traslado haga clic en la opción Nueva autorización, ubicado en la sección Autorizaciones de traslado.
En este mismo módulo puede observar un listado de autorizaciones las cuales pueden estar ya sea en vigencia o vencidas.
En la pantalla detalle de la autorización debe diligenciar los campos requeridos fecha de inicio y fecha de finalización del traslado, seleccione la ubicación adonde se trasladarán los activos, seleccione la persona responsable de los activos a trasladar.
Seleccione si es un permiso permanente y la opción de enviar correo al responsable del activo para que autorice o niegue la salida de los elementos.
Ahora busque los activos a trasladar ayudándose de los filtros dispuestos para este fin, puede hacer la búsqueda por ubicaciones, categorías, estado. Además, búsqueda por nombre, serial o código de barras.
Los activos para trasladar se muestran a la sección lista de activos, selecciones uno o varios activos según lo requiera. Haga clic en el botón crear y acepte la alerta confirmando la creación de la autorización, haga de nuevo clic en aceptar.
Las autorizaciones creadas las puede visualizar en la sección lista de autorizaciones en la pantalla seguimiento de activos, puede obtener información de estado para esta autorización, si requiere modificar una autorización ya creada haga clic en el icono de editar y modifique los datos que requiera haga clic en el botón modificar.
Haga clic aceptando la modificación de la autorización y haga clic en aceptar.
Para qué sirve la autorización y quién la admite según los roles.
La autorización sirve para identificar si un activo está en condición de ser trasladado, en caso de que no se encuentre autorizado el activo para su traslado o de que se haya vencido la autorización la página mandará un aviso el cual dirá si es correcta o no esta autorización la persona que podrá realizar la verificación de estos trabajos será la encargada de la seguridad en las instalaciones, por ejemplo: el vigilante.
La persona encargada de aceptar esta autorización será el coordinador o en dado caso el jefe de piso, de esta manera se está garantizando un mejor control de los activos, toda autorización que se tramite debe ser aceptada por alguno de estos roles para que sea válida.
Gestión de categorías.
Este apartado cuenta con las opciones para visualizar y modificar las categorías que maneja en el inventario de activos.
Para ingresar a este módulo, haga clic en el menú de la parte superior derecha y selecciones la opción gestión de activos, ahora selecciones la opción gestión de categorías haga clic sobre ir al módulo.
En la pantalla de gestión de categorías, puede visualizar buscar y modificar las categorías existentes. Busque o visualice la categoría que desea modificar y haga clic en el ícono de modificación, cambie o modifique el nombre y haga clic en aceptar, haga clic aceptando la alerta de modificación.
