Manual de Usuario
Módulo de Carga Masiva.
Henutsen tiene la opción de hacer carga masiva de los activos de su organización, permitiendo hacer carga hasta de 500 elementos de forma simultánea.
Ingrese al aplicativo, selecciones el menú de la parte superior derecha y haga clic en la opción carga masiva.
Plantilla.
En la pantalla de carga masiva haga clic en la opcion plantilla, de forma inmediata se inicia la descarga de un archivo en formato excel, con los siguentes campos.
- Código Heredado 1: Si el activo ya cuenta con algún código para identificarlo (código de barras preexistente, código antiguo dado por la empresa), introdúzcalo en este campo.
- Código Heredado 2: Si el activo ya cuenta con algún código para identificarlo (código de barras preexistente, código antiguo dado por la empresa), introdúzcalo en este campo.
- Ubicación: Ubicación del activo dentro de la empresa.
- Nombre: Nombre del activo.
- Descripción: Descripción del activo.
- Categorías: Categoría a la que pertenece el activo según clasificación de la empresa.
- Fabricante: Fabricante o marca del activo.
- Modelo: Modelo del activo.
- Número Serial: Si el activo cuenta con un número serial para su identifiación, introdúzcalo en este campo.
- Responsable: Persona responsable de la custodia de este activo.
- Estado actual del activo: Seleccione del menú desplegable.
- Cantidad: Cantidad de este mismo activo a cargar
- Diligencie únicamente la pestaña llamada PlantillaHenutsen.
- Llene la mayor cantidad de campos posibles para tener información más completa del activo en la aplicación.
- Los únicos campos estrictamente requeridos son Nombre y Ubicación (resaltados en amarillo).
- Una vez esté listo el archivo, guárdelo en formato CSV UTF-8 (delimitado por comas) o en su defecto, en CSV.
- Al guardar en este nuevo formato, se le pedirá que acepte la eliminación de las pestañas de apoyo (Estados e Instrucciones).
- Asegúrese de estar trabajando en la pestaña PlantillaHenutsen antes de aceptar el guardado con el nuevo formato, de lo contrario, podría perder la información.
Carga.
Haga clic en el icono de carga, y haga clic en el botón seleccionar, busque el archivo antes diligenciado PlantillaHenutsen y haga clic en abrir.
El archivo se cargará en una vista previa donde se puede verificar la información o hacer homologación de campos.
Asegúrese que la información es correcta y haga clic en el botón aceptar. Recuerde que si el archivo tiene ubicaciones que no existan previamente, Henutsen las creara de forma automática, y se mostrarán en una alerta de creación de nuevas ubicaciones.
Haga clic en aceptar y la aplicación le presentara un cuadro con el resumen del archivo que está cargando.
- Filas encontradas.
- Total de activos.
- Duplicados.
- Errores.
Si la información es correcta haga clic en cargar, y acepte la alerta informando que el archivo fue cargado con éxito.
Nota: recuerde que el número máximo de activos que puede cargar de forma masiva es de 500 por archivo. Si su archivo supera este número divídalo adecuadamente en varios archivos.
Visualizar.
Cuando se requiere ver que archivos han sido cargados, en qué fecha y quien realizo la carga, además del total de activos que se subieron y la cantidad de ubicaciones. Use la opción de visualizar.
En el módulo de carga haga clic en la opción visualizar. Acá podrá eliminar los archivos previamente cargados, haciendo clic en el icono acción y aceptando la alerta de confirmación.
